E-Mail-Automatisierung

Summary

Einleitung

Die E-Mail-Automatisierung ermöglicht Ihnen die Einrichtung einer Reihe automatisierter E-Mails - ein sogenannter Workflow - die an Ihren Kontakt gesendet werden, sobald ein bestimmtes Kriterium erfüllt wurde.

Ein Workflow kann durch ein Ereignis oder eine Aktion ausgelöst werden und basiert auf einem dieser Szenarien:

  • Willkommen / Check-in
  • Kontakteigenschaften aktualisieren
  • Datumsbasierter Ablauf
  • Jahrestag / Geburtstag (demnächst)

Um einen Workflow zu erstellen, wählen Sie einfach ein Szenario aus, erstellen eine oder mehrere E-Mails und legen die Sendekriterien fest. Mailjet wird die E-Mail dann automatisch Ihren Kunden zusenden, die den Workflow ausgelöst haben.

Bitte beachten Sie: Die E-Mail-Automatisierung ist nur im Premium-Plan erhältlich.

Workflow-Szenarien

Die Erstellung eines Workflows kann schnell überfordern, da viele Dinge berücksichtigt und entschieden werden müssen. Um Ihrer Workflowerstellung auf die Sprünge zu helfen, haben wir eine Reihe von Szenarien mit vordefinierten Ereignissen erstellt:

  • Willkommen/Check-in
    Erreichen und begrüßen Sie neue Kunden, die Ihrer Kontaktliste beigetreten sind, mit einer oder mehreren kundenspezifischen, personalisierten E-Mail(s).

    E-Mail-Automatisierung
  • Datum
    Planen Sie Ihren Workflow anhand eines von Ihnen gewählten Datums und Uhrzeit.

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  • Kontakteigenschaften aktualisieren
    Versenden Sie E-Mails automatisch, sobald die Kontakteigenschaft* eines Kunden einem vordefinierten Wert entspricht. Zum Beispiel: :

    • Senden Sie eine E-Mail mit Produktempfehlungen an alle Kunden, die ihren ersten Kauf getätigt haben.
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    • Geben Sie Kunden, die eine bestimmte Stufe von Treuepunkten erreicht haben, einen Promo-Code
      E-Mail-Automatisierung

    • Senden Sie den registrierten Teilnehmern Ereignis- und Kursdetails zu.
      E-Mail-Automatisierung

    * Sie können Kontakteigenschaften für alle Kontaktlisten erstellen und zusätzliche Informationen über die Kontakte speichern wie z. B. Name, Stadt, Mitgliedschaftsstufe, Einkaufsstatus usw. Kontakteigenschaften können im Text-, Zahlen- oder Boolean-Format vorliegen. (FAQ: Kontakteigenschaften erstellen & verwalten).

In dieser Anleitung werden Sie lernen, wie man einen Willkommens-/Check-in-Workflowerstellt, um so neue Kontaktlistenabonnenten willkommen zu heißen und wie Sie Ihre Workflows verwalten.

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Einen Workflow erstellen

Wählen Sie „Automatisierung“ im Hauptmenü, klicken Sie dann auf die Schaltfläche „Meinen ersten Ablauf erstellen“.

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Ein Szenario auswählen

In diesem Schritt werden die möglichen Workflow-Szenarienangezeigt.

Für dieses Beispiel erstellen wir einen 'Willkommen'-Workflow der den Kunden, die Ihre Kontaktliste abonnieren, automatisch zwei Willkommens-E-Mails zusenden wird:

  • Die erste Willkommens-E-Mail wird sofort gesendet, nachdem der Workflow ausgelöst wurde.
  • Die zweite E-Mail wird drei Tage später gesendet und enthält ein Spezialangebot für diese neuen Abonnenten.

Klicken Sie auf das Szenario „Willkommen”.

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Grundlegende Informationen

Sie geben jetzt die allgemeinen Informationen für Ihren Workflow ein:

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Workflow-Details:

  • Titel: Geben Sie einen Namen für Ihren Workflow ein (es handelt sich um einen internen Namen, den nur Sie sehen).
  • Sprache: Wählen Sie die Anzeigesprache für alle Kampagnen in diesem Workflow aus.
  • Zeitzone: Wählen Sie die Zeitzone für Ihren Workflow aus.

Voraussetzung:

Der Auslöser für dieses Szenario ist eine neue Anmeldung für Ihre Kontaktliste (über Abonnement-Widget, API-Aufruf oder ein manuelles Hinzufügen zur Kontaktliste).

Wählen Sie aus dem Kontaktlisten-Drop-Down die Kontaktliste aus, die für diesen Workflow verwendet werden soll. Verfügen Sie über bestehende Segmente, haben Sie die Möglichkeit, eines davon Ihrem Ablauf hinzuzufügen.

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Prüfen Sie die grundlegenden Informationen und klicken Sie anschließend auf „Speichern und fortfahren“.

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Personalisieren Ihres Workflows

Sie müssen jetzt die E-Mail(s) erstellen, die nach Auslösen Ihres Workflows gesendet werden. In unserem Beispiel ist der Auslöser des Workflows ein neuer Abonnent Ihrer Kontaktliste.

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Klicken Sie auf „Eine E-Mail hinzufügen“ um die erste E-Mail dem Workflow hinzuzufügen.

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Für jede E-Mail im Workflow kann festgelegt werden, ob die E-Mail sofort oder nach einer Verzögerung gesendet werden soll (Minuten, Stunden, Tage, Monate).

Wir möchten die erste Willkommens-E-Mail senden, sobald sich der Kunde anmeldet - markieren Sie „Keine Wartezeit, sofort senden” und klicken Sie dann auf „Bestätigen”.

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Auswahl eines Templates

Zunächst wählen Sie eine Vorlage aus, die als Grundlage dient.

Geben Sie einen neuen Namen für die Vorlage ein und klicken Sie dann auf „Diese Vorlage verwenden“.

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Festlegen der E-Mail-Details

Geben Sie die Informationen zu Absender und E-Mail ein:

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Wenn Sie alle Informationen eingegeben haben, klicken Sie auf „Speichern und Vorlage gestalten”.

Gestaltung mit Passport

Kommen wir zum kreativen Teil – der Gestaltung Ihrer E-Mail in Passport! Passport nutzt eine Drag-and-Drop-Oberfläche, die Ihnen das schnelle Entwerfen Ihrer Workflow-E-Mail ermöglicht. Für detailliertere Informationen zur Verwendung aller Funktionen in Passport lesen Sie bitte unsere Anleitung Passport.

Sobald Ihre E-Mail fertig ist, klicken Sie auf „Zum Workflow speichern und hinzufügen“.

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Sie haben jetzt erfolgreich Ihre erste Workflow-E-Mail erstellt.

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Wenn Sie die E-Mail-Gestaltung, den Betreff oder den Namen des Absenders ändern möchten, fahren Sie einfach mit Ihrer Maus über das E-Mail-Feld und klicken auf „Bearbeiten”.

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Wie in unserem Beispiel zu sehen, möchten wir eine zweite Willkommens-E-Mail hinzufügen, die drei Tage, nachdem der Kunde Ihre Kontaktliste abonniert hat, versendet werden soll. Um eine zweite Willkommens-E-Mail hinzuzufügen, klicken Sie auf „Dem Ablauf eine weitere zu versendende E-Mail hinzufügen“.

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Geben Sie im Bildschirm „Eine E-Mail hinzufügen” den Wert '3' in das Textfeld ein und wählen Sie „Tag(e)” aus der Drop-Down-Liste.

Sie auf „Keine Wartezeit, sofort senden” und klicken Sie dann auf „Bestätigen”...

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und fahren Sie mit der Bearbeitung der zweiten E-Mail in Passport fort.

Nachdem Sie die zweite Willkommens-E-Mail abgeschlossen haben, befinden Sie sich wieder im Bildschirm „Personalisieren Sie Ihren Ablauf“.

Klicken Sie auf „Speichern & Fortfahren”, um zum letzten Schritt zu gelangen!

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Prüfen und aktivieren Sie Ihren Workflow

Lassen Sie uns Ihren Workflow einmal ansehen:

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1) Der Auslöser des Workflows ist ein neuer Kontakt in der Kontaktliste „Newsletter-Abonnenten“
2) Die erste E-Mail "Hallo und willkommen" wird gesendet, sobald ein neuer Kontakt der Kontaktliste hinzugefügt wird
3) Die zweite E-Mail „Sparen Sie diese Woche bis zu 15 %“ wird 3 Tage nach Hinzufügen des neuen Kontakts gesendet

* Alle E-Mails, die außerhalb der festgelegten Absendezeit gesendet werden sollen, werden bis zur nächsten Absendezeit in die Warteschlange gesetzt.

Um die Details Ihres Workflows zu ändern oder für das Bearbeiten von E-Mails klicken Sie auf den entsprechenden „ Bearbeiten”-Link:

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Vor der Aktivierung Ihres Workflows stellen Sie bitte sicher, dass Sie die Workflow-Details geprüft und alle E-Mails getestet haben. Sobald ein Workflow gestartet wurde, können Änderungen nur noch sehr eingeschränkt vorgenommen werden.

Tipp: Um Ihren Workflow vollständig zu testen, aktivieren Sie diesen anhand einer Test-Kontaktliste. Nachdem Sie den Test abgeschlossen haben, kopieren Sie einfach den Workflow, ersetzen die Testliste durch die echte Liste und aktivieren ihn.

Wenn Sie mit Ihrem Workflow zufrieden sind, klicken Sie einfach auf „Speichern und jetzt aktivieren!”.

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Stimmen Sie dem Popup-Bestätigungsfenster zu, und Herzlichen Glückwunsch, Ihr Workflow ist jetzt aktiviert und gestartet!

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Sie können sich jetzt entspannt mit einem Kaffee zurücklehnen und Mailjet das Senden von Willkommens-E-Mails an Ihre neuen Abonnenten überlassen!

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Anzeigen Ihres Workflows und der Statistiken

Um die Statistiken eines aktiven Workflows anzuzeigen, klicken Sie auf der Seite „Meine automatisierten Abläufe“ auf den jeweiligen Workflow-Titel.

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Oben auf der Seite wird die Gesamtzahl der E-Mails angezeigt, die im Workflow bereits gesendet wurden. Außerdem wird die Anzahl (verschiedener) Kontakte in den verschiedenen Stadien des Workflows in Echtzeit angezeigt:

  • wer aufgenommen wurde (der Workflow wurde ausgelöst)
  • wer sich derzeit im Workflow befindet (die letzte E-Mail nicht erhalten hat)
  • wer abgeschlossen hat

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Bitte beachten Sie: Je nach Anzahl der Workflow-E-Mails und Sendeverzögerungen werden für einige der Workflow-Stadien eventuell immer Nullen angezeigt. Ihr Workflow enthält beispielsweise eine E-Mail, die sofort an den Abonnenten gesendet wird, der Ihre Kontaktliste abonniert hat. In dem Moment nach der Auslösung des Workflows wird die E-Mail gesendet (Workflow abgeschlossen) und die „Kontakte im Workflow“ werden immer als Null angezeigt!

Im Bereich E-Mail-Statistiken werden die Statistiken pro Workflow-E-Mails anzeigt und diese ähneln Ihrer Statistiken-Seite, wo Sie den Zeitraum ändern und auswählen können, welcher E-Mail-Status angezeigt werden soll.

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Im Bereich Workflow-Statistiken wir die Gesamtleistung Ihres Workflows nach E-Mail-Status angezeigt. Ähnlich wie im Bereich E-Mail-Statistiken können Sie auswählen, welche E-Mail-Status in der Grafik angezeigt werden sollen. Fahren Sie außerdem mit Ihrer Maus über die Grafik, wird ein Popup-Fenster angezeigt, das die exakte Anzahl von E-Mails für dieses bestimmte Datum anzeigt.

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Änderung eines aktiven Workflows

Sobald Ihr Workflow ausgeführt wird und die Statistiken geprüft wurden, möchten Sie vielleicht eine neue E-Mail hinzufügen, die Sendeverzögerung ändern oder andere Änderungen durchführen.

Sobald Ihr Workflow aktiviert wurde, können jedoch keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Was können Sie tun?

Sie können den aktuellen Workflow kopieren und dann am neuen Ersatz-Workflow die erforderlichen Änderungen vornehmen. Wählen Sie „Duplizieren” aus dem Drop-Down-Menü und geben Sie in das Popup-Fenster einen Namen für den neuen Workflow ein.

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Bitte beachten Sie: Falls Sie auch an den E-Mail-Vorlagen Änderungen vornehmen, sollten auch die E-Mail-Vorlagen kopiert werden. Vermeiden Sie außerdem die Bearbeitung der E-Mail-Vorlagen, die in aktiven Workflows verwendet werden, da Sie sonst das Absenden teilweise bearbeiteter E-Mails riskieren.

Nachdem Sie den neuen Ersatz-Workflow fertiggestellt haben, müssen Sie Folgendes tun:

1) Sperren des aktuellen Workflows. Das Sperren Ihres Workflows erlaubt den Kontakten im Workflow die planmäßige Fertigstellung und hindert neue Kontakte daran, einzutreten.

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2) Aktivierung des neuen Ersatz-Workflows.

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Beenden eines aktiven Workflows

Wird ein Workflow beendet (deaktiviert), können keine neuen Kontakte eintreten und es werden keine E-Mails gesendet. War für einen Abonnenten während des Beendens der Empfang einer E-Mail geplant, wird der Abonnent diese E-Mail überspringen und zur nächsten E-Mail-Warteschlange des Workflows wechseln.

Wird der Workflow zu lang beendet, wird der Abonnent unter Umständen den Workflow abschließen, ohne weitere E-Mails zu erhalten. (Um dieses Szenario zu vermeiden, sollte der Workflow gesperrt werden.)

Beenden Sie einen aktiven Workflows auf der Seite „Meine automatisierten Abläufe' und wählen Sie „Beenden“ aus der Drop-Down-Liste:

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Sperren eines aktiven Ablaufs

Wenn Ihr Ablauf gesperrt ist, werden die Kontakte, die bereits Teil des Ablaufs sind, weiterhin wie geplant E-Mails erhalten, aber neue Kontakte können nicht hinzugefügt werden.

Um Ihren Ablauf zu sperren, wählen Sie „Sperren” aus der Drop-Down-Liste:

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Einen Ablauf kopieren

Um einen Ablauf zu kopieren, klicken Sie auf die Drop-Down-Liste „Verwalten” und wählen „Duplizieren”.

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Geben Sie in das Popup-Fenster einen Namen für den neuen Ablauf ein und klicken Sie auf „Kopieren”. Ihr neu kopierter Ablauf befindet sich im Entwurfsmodus und kann jetzt bearbeitet werden.

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Einen Workflow löschen

Bevor ein Workflow gelöscht werden kann, muss dieser zuerst archiviert werden.

Wählen Sie auf der Seite „Meine automatisierten Abläufe“ die zu archivierenden Workflows aus und klicken Sie auf „Archivieren“.

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Bitte beachten Sie: Um einen Workflow archivieren zu können, muss dieser vorher beendet werden. Haben Sie daher einen aktiven Workflow zur Archivierung ausgewählt, wird ein Popup-Fenster mit der Nachricht angezeigt, dass der aktive Workflow beendet und dann archiviert wird. Klicken Sie auf „Bestätigen“, um zu bestätigen.

Klicken Sie jetzt auf die Registerkarte „Archiviert”.

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Klicken Sie auf die Drop-Down-Liste „Verwalten” und wählen Sie „Löschen”. Bestätigen Sie dann das Löschen des Workflows.

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